制定明确的预算目标：在策划年会的初期阶段，制定明确的预算目标，包括会议的规模、场地租赁费用、餐饮费用、礼品费用等各项费用的预算限额。

选择适当的场地：选择适当的场地是预算控制的重要一环。可以考虑与其他公司合办年会，共享场地费用；或者选择规模适中的场地，避免选用昂贵的豪华会场。

网络宣传和邀请：利用互联网和社交媒体进行宣传和邀请，节省传统邮寄邀请函的费用。可以通过公司官网、微信公众号、电子邮件等方式，将会议信息传达给员工和合作伙伴。

节约饮食费用：可以选择自助餐或简餐，减少食材浪费；同时与酒店或餐馆洽谈优惠价格，并提前确定菜单，避免奢侈和浪费。

节约礼品费用：可以选择实用性较高且价格适中的礼品，避免过于奢侈的选项。此外，可以与供应商协商优惠价格或与其他公司合作采购。

精确核算各项费用：在策划过程中，精确核算各项费用，并及时调整预算，确保在整个策划过程中按照预算进行。

审查合同和协议：在签订合同和协议时，仔细审查其中的条款，避免隐藏费用或不合理的费用，确保与供应商之间的交易对企业利益最大化。

物尽其用：利用现有资源和设备，节省或避免额外的租赁费用。可以考虑自制背景板、活动道具等，避免购买高价的装饰物。

追求效率和创新：在策划年会的各个环节中，追求效率和创新，利用科技手段提高工作效率，在保证质量的前提下，节省时间和费用。

定期审查和调整预算：在策划年会的过程中，定期审查各项费用，并及时调整预算。如果某一项费用超出预算，需要及时调整其他费用，确保整体预算控制在合理范围内。